Kassenabschluss machen, Schritt für Schritt

Was du vor dem Abschluss brauchst

• Das Wechselgeld: das Bargeld, mit dem du geöffnet hast.
• Die Verkäufe des Tages nach Zahlungsart. Nur das Bargeld kommt in die Schublade.
• Die Belege für alles, was rausging: was du bezahlt hast (eine Lieferung, Eis, einen Lieferanten) und was du zur Sicherheit entnommen hast.
• Einen ruhigen Moment zum Zählen, am besten ohne wartende Kundschaft.

Die Prüfung, mit einem Beispiel

Ein Laden öffnet mit 150 € Wechselgeld. Im Lauf des Tages verkauft er für 640 € bar, zwei Kunden zahlen 40 € auf ihre Anschreibe ab, und 25 € werden aus der Kasse bezahlt. Beim Zählen sind 800 € da:

Es fehlen 5 €. Klingt nach wenig, aber so ein Fehlbetrag jeden Tag sind 130 € im Monat. Deshalb lohnt es sich, die Differenz jedes Mal zu notieren, auch wenn sie klein ist.

Karte und Überweisungen gehören nicht in die Kasse

Was per Karte, Überweisung oder mobil bezahlt wird, landet auf deinem Konto, nicht in der Schublade. Diese Verkäufe prüfst du getrennt: Kontrollier, ob das Erfasste mit dem übereinstimmt, was wirklich angekommen ist. Mischst du sie mit dem Bargeld, stimmt die Kasse nie.

Bei Überschuss oder Fehlbetrag

1. Zähl noch einmal, am besten eine andere Person.
2. Such nach nicht oder doppelt erfassten Verkäufen und nach Barverkäufen, die in Wirklichkeit mit Karte bezahlt wurden.
3. Prüf die aus der Kasse bezahlten Ausgaben, die nicht notiert wurden.
4. Denk ans Wechselgeld: zu viel herausgeben ist die häufigste Ursache kleiner Fehlbeträge.
5. Notier die Differenz mit Datum und wer abgeschlossen hat. Wiederholen sich Fehlbeträge in derselben Schicht, weißt du, wo du hinschauen musst.

Gute Gewohnheiten

• Öffne immer mit demselben Wechselgeld und notier, was du für den nächsten Tag lässt.
• Sammelt sich tagsüber viel Bargeld an, entnimm einen Teil und notier es als Entnahme: weniger Risiko, und die Kasse stimmt trotzdem.
• Mach eine Blindzählung: Wer zählt, sollte nicht wissen, wie viel da sein sollte, damit gezählt wird, was wirklich da ist.
• Misch das Geld des Geschäfts nicht mit deinem eigenen.
• Bewahr jeden Abschluss unterschrieben oder auf dem Handy auf: Das ist dein Verlauf.

Lässt du anschreiben, kommen bar bezahlte Beträge auch in die Kasse: sieh dir an, wie du das Anschreiben im Griff behältst. Und um zu wissen, ob deine Monatsverkäufe die Kosten decken, berechne deinen Break-even-Point.