Cara mencatat utang pelanggan tanpa rugi

Kenapa utang tanpa catatan bisa mahal

Memberi utang membantu penjualan dan membuat pelanggan setia, tapi itu barang yang sudah kamu bayar dan uang yang belum masuk. Selama pelanggan belum bayar, uang itu tidak bisa dipakai untuk belanja stok. Dan yang tidak dicatat akan terlupa: pelanggan lupa berapa utangnya, kamu juga, dan ujung-ujungnya perdebatan membuatmu kehilangan uang sekaligus pelanggan.

Aturan memberi utang

1. Beri utang hanya ke pelanggan yang kamu kenal, yang sering belanja dan tinggal atau bekerja di dekat situ.
2. Beri batas untuk masing-masing, sesuai belanjanya dan cara bayarnya. Mulai kecil dan naikkan untuk yang menepati janji.
3. Sepakati tanggal bayar (hari gajian, akhir bulan) dan catat.
4. Catat setiap belanja yang diutang saat itu juga: tanggal, barang apa, dan berapa.
5. Catat setiap cicilan dan sisa utangnya, dan tunjukkan ke pelanggan.
6. Tidak ada utang lagi untuk yang melewati batas atau tanggal bayarnya sudah lewat.

Cara mencatat: satu halaman per pelanggan

Buku utang paling rapi dengan satu halaman per pelanggan, seperti template di atas: setiap baris adalah belanja yang diutang atau cicilan, dengan sisa utang setelahnya. Ini bulan milik Bu Ani, dengan batas Rp 100.000:

Bu Ani berutang Rp 22.000 dan sisa batasnya Rp 78.000. Cicilan mengurangi total utang, bukan satu belanja tertentu: yang dibayarnya menutup utang yang paling lama lebih dulu.

Cara menagih tanpa kehilangan pelanggan

• Ingatkan sebelum tanggal bayar, bukan sesudahnya: pesan sehari sebelumnya terasa seperti layanan, bukan tagihan.
• Bicarakan secara pribadi dan dengan ramah, jangan di depan pembeli lain.
• Kirim sisa utangnya secara tertulis, misalnya lewat WhatsApp atau SMS, berisi barang yang diambil dan yang sudah dibayar: ini mencegah perdebatan.
• Terima cicilan dan catat semuanya: pelanggan yang membayar sedikit demi sedikit tetap pelanggan yang baik.

Cek setiap minggu

Jumlahkan total utang pelanggan dan lihat siapa yang terlambat. Kalau angkanya terus naik, kamu memberi utang lebih banyak daripada yang kembali: turunkan batasnya atau ingatkan lebih awal. Dan utang yang sudah sangat lama dan tidak akan kembali adalah kerugian: keluarkan dari hitunganmu supaya tidak mengandalkan uang yang tidak akan datang.

Cicilan yang dibayar tunai masuk ke laci: tambahkan saat tutup kas. Dan sebelum memberi utang, pastikan harganya masih memberimu margin dengan kalkulator harga dan margin.