Cách chốt két tiền cuối ngày, từng bước

Cần gì trước khi chốt két

• Tiền đầu ca: tiền mặt bạn có trong két khi mở cửa.
• Doanh số trong ngày tách theo hình thức thanh toán. Chỉ tiền mặt vào két.
• Chứng từ những khoản lấy ra khỏi két: đã trả (phí giao hàng, đá, nhà cung cấp) và đã rút ra cất.
• Một lúc yên tĩnh để đếm, tốt nhất là khi không có khách đợi.

Chốt két, kèm ví dụ

Một cửa hàng mở ca với 500.000 ₫ tiền đầu ca. Trong ngày bán được 5.400.000 ₫ tiền mặt, hai khách trả bớt nợ 300.000 ₫ và chi 200.000 ₫ từ két. Lúc chốt, đếm được 5.980.000 ₫:

Két thiếu 20.000 ₫. Nghe thì nhỏ, nhưng ngày nào cũng thiếu như vậy thì một tháng thành 520.000 ₫. Vì vậy nên ghi lại chênh lệch mỗi lần, dù nhỏ.

Tiền quẹt thẻ và chuyển khoản không vào két

Khách trả bằng thẻ, chuyển khoản, quét mã QR hay ví điện tử thì tiền vào tài khoản, không vào két. Những khoản này kiểm tra riêng: đối chiếu số đã ghi với số tiền thật sự về. Nếu trộn với tiền mặt, két sẽ không bao giờ khớp.

Nếu két thừa hoặc thiếu

1. Đếm lại, tốt nhất là người khác đếm.
2. Tìm đơn bán chưa ghi hoặc ghi hai lần, và đơn ghi tiền mặt nhưng thật ra khách chuyển khoản.
3. Kiểm tra các khoản chi từ két mà chưa ghi lại.
4. Nghĩ đến tiền thối: thối dư là nguyên nhân phổ biến nhất của những khoản thiếu nhỏ.
5. Ghi lại chênh lệch kèm ngày và người chốt. Nếu cứ thiếu ở cùng một ca, bạn biết phải xem ở đâu.

Thói quen tốt

• Luôn mở ca với cùng một số tiền đầu ca và ghi lại số để lại cho hôm sau.
• Nếu trong ngày tiền mặt dồn nhiều, hãy rút bớt và ghi là khoản rút: ít rủi ro hơn và vẫn khớp khi đếm.
• Đếm mù: người đếm không biết số phải có là bao nhiêu, để đếm đúng số thật.
• Đừng trộn tiền của cửa hàng với tiền riêng.
• Lưu mỗi lần chốt két có chữ ký hoặc trong điện thoại: đó là lịch sử để xem lại.

Nếu bạn bán ghi nợ, tiền khách trả nợ bằng tiền mặt cũng vào két: xem cách ghi sổ nợ khách hàng. Và để biết doanh số tháng có đủ trang trải chi phí không, hãy tính điểm hòa vốn.