Cách ghi sổ nợ khách hàng mà không mất tiền

Vì sao cho nợ mà không kiểm soát thì tốn kém

Cho khách quen ghi nợ giúp bán được hàng và giữ chân khách, nhưng mỗi lần bán chịu là hàng bạn đã trả tiền và tiền chưa về. Chưa trả thì bạn chưa thể dùng số tiền đó để nhập hàng. Và những gì không ghi sẽ bị quên: khách không nhớ nợ bao nhiêu, bạn cũng không, và cuộc cãi vã làm bạn mất cả tiền lẫn khách.

Quy tắc bán chịu

1. Chỉ cho khách quen ghi nợ: hay mua, ở hoặc làm việc gần đó.
2. Cho mỗi người một hạn mức, dựa trên mức mua và cách họ trả. Bắt đầu thấp và tăng cho người trả đúng hạn.
3. Thống nhất ngày trả (ngày lương, cuối tháng) và ghi lại.
4. Ghi ngay mỗi lần bán chịu: ngày, lấy gì và bao nhiêu.
5. Ghi mỗi lần trả và số còn nợ, và cho khách xem.
6. Không cho nợ thêm khi đã vượt hạn mức hoặc có khoản trễ hạn.

Cách ghi sổ: mỗi khách một trang

Sổ ghi nợ hiệu quả nhất khi mỗi khách có một trang, như mẫu ở trên: mỗi dòng là một lần bán chịu hoặc một lần trả, kèm số còn nợ sau đó. Đây là tháng của Chị Hoa, hạn mức 1.000.000 ₫:

Chị Hoa còn nợ 220.000 ₫ và còn được nợ thêm 780.000 ₫. Tiền trả trừ vào tổng nợ, không phải vào một lần mua cụ thể: trả bao nhiêu thì trừ khoản cũ nhất trước.

Cách đòi nợ mà không mất khách

• Nhắc trước ngày trả, đừng đợi trễ: một tin nhắn hôm trước nghe như giúp đỡ, không phải trách móc.
• Nhắc riêng và nhẹ nhàng, đừng bao giờ trước mặt khách khác.
• Gửi số nợ bằng tin nhắn, ví dụ qua Zalo hoặc WhatsApp, ghi rõ đã lấy gì và đã trả bao nhiêu: tránh được cãi nhau.
• Nhận trả từng phần và ghi lại mỗi lần: khách trả dần vẫn là khách tốt.

Xem lại sổ nợ mỗi tuần

Cộng tổng số tiền khách đang nợ và xem ai trễ hạn. Nếu con số này cứ tăng, bạn đang cho nợ nhiều hơn thu về: hạ hạn mức hoặc thu sớm hơn. Còn một khoản nợ quá lâu không đòi được thì là khoản lỗ: hãy gạch đi để không trông vào số tiền sẽ không về.

Tiền khách trả nợ bằng tiền mặt vào két: cộng vào khi chốt két cuối ngày. Và trước khi bán chịu, hãy chắc giá bán có lời với công cụ tính giá bán và biên lợi nhuận.